Si sientes que pasas la mayor parte del día de reunión en reunión sin poder avanzar, te dejamos algunos consejos para sacarle provecho al horario de trabajo.
Las reuniones son una parte integral de la vida laboral de muchas personas, pero a menudo pueden ser una fuente de frustración y sentirse como un desperdicio de tiempo. Desde las reuniones que se alargan sin sentido hasta las que no tienen un objetivo claro, muchas personas sienten que este tipo de situaciones les impiden realizar su trabajo de manera eficiente. Afortunadamente, hay algunas estrategias que pueden ayudar a optimizar el tiempo que se pasa en reuniones. Aquí les compartimos siete.
Tener un objetivo claro y una agenda bien definida: Antes de convocar a una reunión, es importante tener un objetivo claro para la misma. ¿Qué se espera lograr en la reunión? ¿Qué temas se deben abordar? Una vez que se tiene un objetivo claro, es importante crear una agenda bien definida que incluya los temas a tratar y el tiempo que se dedicará a cada uno de ellos. Esto ayudará a mantener la reunión enfocada y a asegurarse de que se cubran todos los temas importantes en el tiempo asignado.
Invitar solo a las personas necesarias: Es común que las reuniones se llenen de personas que no necesariamente necesitan estar allí. Esto no solo desperdicia el tiempo de esas personas, sino que también puede distraer a los participantes clave de los temas importantes. Antes de enviar una invitación a una reunión, es importante considerar quiénes son los participantes necesarios para cumplir con el objetivo de la reunión.
Establecer un tiempo límite: Es fácil que las reuniones se alarguen sin sentido, especialmente si no hay un tiempo límite establecido. Es importante establecer un horario para la reunión y asegurarse de que se cumpla. Si hay temas que no se han discutido al final del tiempo asignado, es posible programar otra reunión para tratar esos temas específicos.
Enfocarse en soluciones en lugar de problemas: En lugar de dedicar tiempo a discutir los problemas, es importante enfocarse en encontrar soluciones. De esta manera se puede mantener la reunión enfocada en los resultados y evitará que se convierta en una sesión de quejas.
Evitar distracciones: Es importante evitar todo tipo de elemntos que puedan distraer durante las reuniones. Esto incluye apagar los teléfonos móviles y las notificaciones de correo electrónico y evitar el uso de computadoras portátiles a menos que sean necesarias para la reunión. Al mantener el enfoque en la reunión, se puede asegurar que se aproveche al máximo el tiempo invertido en ella.
Resumir las decisiones y tareas asignadas: Al final de la reunión, es importante resumir las decisiones tomadas y las tareas asignadas. Esto ayudará a asegurarse de que todos los participantes entiendan lo que se espera de ellos después de la reunión y permitirá un seguimiento efectivo para garantizar que las tareas se completen en el tiempo asignado.
Considerar alternativas a las reuniones presenciales: En lugar de realizar reuniones presenciales, es posible considerar alternativas como las reuniones virtuales o el intercambio de correos electrónicos. Esto puede ahorrar tiempo y reducir la necesidad de viajar. Sin embargo, es importante asegurarse de que los participantes tengan acceso a la tecnología necesaria para llevar a cabo estas juntas.
